Cómo escribir bien: los cinco pasos que transforman y facilitan tu forma de comunicarte
Te sientas frente a la computadora y no sabes cómo empezar un correo, un informe o un simple mensaje, ¿verdad? Es el común denominador del 90 % de los profesionales: escribir los paraliza. Lo que no saben es que no tienen miedo a escribir por falta de ideas, sino por no saber cómo darles forma. El problema no es el teclado; es la claridad.
En este tutorial, aprende los cinco pasos que transforman tu forma de escribir. Es mi método de escritura; lo explico con detalle en mi libro, Comunica, y triunfarás, y lo enseño a mis clientes para que comuniquen con claridad, seguridad y resultados.
Paso 1 – Antes de escribir: piensa con claridad
Como primera medida, responde: ¿Qué quiero lograr?
El error que cometemos es creer que escribir es soltar lo primero que se nos viene a la cabeza. Yo también lo creía; incluso, en la universidad cuando estudié Literatura. Pero escribir empieza antes de sentarte frente al teclado. Empieza en tu cabeza.
Antes de escribir un correo, una propuesta, un informe, una presentación, una publicación o un chat, responde: ¿Qué quiero decir y qué quiero lograr?
No respondas la pregunta en abstracto. Hazlo con precisión.
- “Quiero informar [este] cambio de estrategia”.
- “Quiero que mi jefe me dé una cita para hablar del ascenso”.
- “Quiero enviar mi CV y mostrarme como el candidato mejor calificado y con más trayectoria”.
Como segunda medida, identifica a quién escribes (parece obvio, pero no sabes la cantidad de profesionales que solo suponen quién los leerá).
La claridad tiene dos componentes: el contenido y el lector. Responde:
- ¿Quién va a leer mi texto?
- ¿Qué sabe del tema?
- ¿Qué necesita saber o entender para que comprenda mi idea o mi mensaje?
Si no sabes a quién escribes, es imposible que transmitas tu idea o tu mensaje. Porque escribir bien no es sonar inteligente ni culto; escribir bien es lograr un resultado con tus palabras.
Paso 2 – Aterriza la idea
La trampa mortal en la que cae el 90 % de los profesionales es “escribir para pensar”. Pero es al contrario: primero, piensas; luego, escribes. Si sigues creyendo que no necesitas claridad en el tema, la idea o el mensaje, y que el teclado de la computadora te inspirará, el resultado es un texto que respira caos: no hay orden, el lector no sabe qué quieres y, en general, termina en pérdida de tiempo (correos aclaratorios, reescritura del informe, presentaciones inútiles o chats con disculpas).
En mis 10 años como correctora de estilo y editora, y ahora como asesora de comunicación, he revisado, corregido y mejorado informes y correos que parecen escritos por alguien que no tiene ni idea hacia dónde va. Y era cierto: ni con brújula llegaban a un destino.
¿Su error? Pensaban mientras escribían.
Pero tú no. Tú ya sabes cuál es el proceso correcto: primero, piensas; luego, escribes.
Técnica sencilla para empezar
Ya sabes:
- Qué quieres lograr.
- Qué quieres escribir.
- Quién es tu lector y qué necesita.
Llegó el momento de que tomes papel y boli: escribe en tu cuaderno, un pósit o en una hoja la frase que resume lo que harás. Por ejemplo:
- “Quiero convencer a mi jefe de que apruebe el presupuesto para el proyecto Proyectilandia”.
Esa es tu brújula y tu destino. Es un mapa de cabo a rabo.
Luego, haz una lista con los puntos que debes incluir para lograr lo que te propusiste.
Para asegurarte de que estos pasos previos son correctos, lee mi libro, Comunica, y triunfarás. Encuentras la hoja de ruta más detallada y con explicaciones clave con las que escribes un texto claro y, sobre todo, inviertes menos tiempo en la escritura.
Es un libro para profesionales productivos que quieren obtener respuestas, acuerdos y resultados con sus mensajes.
Paso 3 – Crea la estructura: traza un camino sin obstáculos para tu lector
Grábate esto: el orden importa más que las palabras bonitas. Repítelo como mantra.
El error común es creer que escribir bien es usar palabras rimbombantes, técnicas, largas o rebuscadas. Olvídalo. Lo importante es:
- el orden; y
- las palabras fáciles de entender.
Si no hay estructura, tu lector se pierde. Y, si se pierde, te ignora.
Diseña un esquema sencillo y efectivo
No necesitas un mapa mental de diez colores. Basta con que respondas:
- ¿Con qué inicio?
- ¿Con qué continúo?
- ¿Con qué sigo?
- ¿Con qué cierro?
Luego, analízalo y responde:
- Con este orden, ¿logro mi objetivo?
- Con este orden, ¿mi lector lo entenderá?
- ¿Es fácil de seguir este orden?
Si obtienes tres síes, continúa. Si no, rediséñalo hasta lograrlo.
Esta estructura siempre funciona para un chat, un correo, un informe laboral, un proyecto o una presentación (comercial, de resultados o de presentación), y hasta para tu CV.
Paso 4 – Escribe sin miedo
Siéntate a escribir. Lo haces con fluidez y sin miedo, ¿verdad? Descubriste el secreto. No te falta talento ni ideas. Te faltaba claridad. Es lo que les digo a los clientes que asesoro o audito.
Cuando tienes claro qué quieres decir, para qué y para quién, escribes de un tirón.
Es probable que en este punto te frenes:
- “Debo elegir otra palabra”.
- “Eso me quedó feo”.
- “Uy, eso no parece profesional”.
Confía en el proceso. Escribe sin editar, sin frenarte, sin perder el impulso ni el hilo. No importa si hay repeticiones o frases que consideras feas. Ya llegará el momento de pulir.
En este paso sigue la ruta que diseñaste; hazlo con libertad. No te detengas.
Paso 5 – Edita
Lee, borra, pule, mejora. No es un paso opcional, sino obligatorio. El 97 % de los profesionales no lo hace, y sus correos parecen un mensaje codificado por agentes de los servicios secretos.
Borrando, puliendo, mejorando, tu idea brilla. En los 10 años que fui editora, vi cómo un texto pasa de mediocre a profesional con una buena revisión.
- ¿Lo que escribiste cumple el objetivo que te propusiste? ¿Qué le falta? ¿Qué le sobra?
- ¿Tienes oraciones cortas con las que se entiende la idea? (Si la respuesta es no, lo más probable es que hayas alargado las oraciones hasta el infinito y es caótico. Reformula las oraciones para acortarlas).
- ¿El texto tiene un hilo conductor o lo llenaste de conectores para que “suene profesional”? (Si el texto tiene un buen hilo, no necesitas tantos conectores; lo has comprobado en este blog).
- ¿Tiene las tildes correctas?
- ¿La puntuación es la apropiada o escribiste los signos de puntuación porque te parece o has visto que cada tres palabras se escribe coma?
Aprende en este video herramientas adicionales para mejorar tu proceso de redacción y escribir bien.
Lista de verificación para redactar bien y como profesional, aunque lo tuyo sean los números
- ¿Está claro desde el principio qué quiero decir?
- ¿Cada párrafo y cada oración aporta algo útil?
- ¿Hay frases largas que puedo simplificar?
- ¿Hay jergas o palabras innecesarias?
- ¿El lector sabe qué hacer después de leer?
- Si yo recibiera este texto, ¿haría caso a su mensaje?
Esta lista de verificación te ahorra vergüenzas y eleva tu profesionalismo.
Escribir bien es pensar bien
Millares de profesionales escriben como si aún estuvieran en el colegio: escriben para que los evalúen. Pero en el mundo laboral escribes para comunicar tu idea: para que llegue, se instale y viva en la cabeza de tu lector.
✓ Que tu jefe entienda la propuesta y te la secunde.
✓ Que tu cliente se adhiera a tu plan y confíe en ti.
✓ Que tu equipo actúe.
Eso es lo que importa. Lo demás sobra.
Grábate a fuego lo siguiente: no escribes para impresionar, sino para comunicar.
Por último, ya lo sabes, la escritura no empieza en el teclado. Empieza en tu cabeza.
Si piensas con claridad, escribes con claridad. Si editas con intención, brillas con profesionalismo.
Estos cinco pasos no son teoría: son práctica, son mi experiencia, y sé que funcionan.
Escribe con claridad, precisión y obtén resultados. Empieza dejando de temerle a la hoja en blanco. Tu idea ya está ahí. Solo tienes que trazarle un camino hasta tu lector (jefe, compañero de trabajo, empleado o cliente).
Aprende el paso a paso para escribir bien en mi libro, Comunica y triunfarás, un método para profesionales que no quieren perder tiempo en correos aclaratorios, quieren que los entiendan y, sobre todo, quieren reforzar su imagen profesional por cómo escriben.
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