Cómo dar un feedback efectivo y productivo: 4 ingredientes clave
En la comunicación efectiva, dar feedback es una acción indispensable. Por una parte, te hace ver como un mejor líder. Por otra, aseguras la mejora continua de los procesos y el desarrollo de los profesionales a tu cargo. Para dar un feedback útil, efectivo y de forma oral (de viva voz), necesitas cuatro ingredientes. Así, comunicas bien cualquier mensaje difícil.
Los cuatro ingredientes son:
- Los microsí
- Los datos concretos
- Los efectos de la acción
- La pregunta final
1. Inicia con un microsí
Inicia con una pregunta cuya respuesta sea sí. De esta manera, tu interlocutor (el profesional a tu cargo o el proveedor) tiene una buena sensación y se abre al feedback; es decir, lo recibe mejor.
La pregunta debe ser corta, pero relevante para la situación. Por ejemplo:
- “¿Tienes cinco minutos para hablar de tu último correo electrónico?”.
- “Tengo tres ideas para mejorar el proyecto. ¿Puedo compartirlas contigo?”.
- “¿Podemos reunirnos el viernes para hablar del material de los tubos que me enviaste?”.
Así, creas un momento de aceptación del feedback. Como tu interlocutor (el profesional a tu cargo o el proveedor) puede responder sí o no, le das sensación de autonomía: no lo obligas a escucharte.
2. Usa datos y palabras concretos
Las palabras ambiguas, genéricas o difusas son mortales en la comunicación: la fracturan sin oportunidad de recuperación; por ejemplo, cosa, productividad, calidad. Son palabras que abarcan demasiado y, por lo tanto, no terminan diciendo nada. Si la persona a quien estás dando un feedback no recibe palabras concretas, tu petición o solicitud queda en el limbo (la ignoran).
Además, no uses ninguna palabra que sea subjetiva. Borra:
❌ Me parece…
❌ Siento que…
❌ Eres [+adjetivo]
Un ejemplo de mal feedback es: “No deberías estar tan a la defensiva”. Es un mal feedback porque estás juzgando a la otra persona y no lo recibirá bien. De otro lado, estás usando una expresión difusa o genérica (“a la defensiva”); entonces, tu empleado o proveedor no sabe cuál es el contexto de la situación ni a qué te refieres.
Para dar un buen feedback, no juzgues y usa palabras y expresiones concretas. Por ejemplo: “Te comprometiste a enviarme el correo a las 11:00 h, pero aún no lo he recibido”. Comunicas el problema con una información específica: un dato concreto en una situación concreta, y, como un plus, no hay juicio de tu parte. Solo ilustras la situación.
Así, los datos concretos se convierten en una solicitud específica y el profesional a tu cargo o el proveedor sabe qué quieres que haga o en qué debe mejorar.
3. Declara el efecto que tiene la acción
Dicho en otras palabras, muestra la consecuencia que tiene la acción. Por ejemplo, “Al no recibir el mensaje a las 11:00 h, no pude continuar con mi trabajo”. Así, el profesional a tu cargo o el proveedor dimensiona la situación y se compromete a solucionarlo.
Este ingrediente permite que el feedback tenga:
- un propósito;
- un sentido; y
- una lógica.
4. Termina con una pregunta
Cuando cierras con una pregunta, involucras a tu interlocutor (el empleado a tu cargo o el proveedor). Al involucrarlo, asume una postura activa: sabe que su participación es importante y que no te comunicas con él de forma unilateral, sino que es una conversación (una conversación de verdad).
De otra parte, al involucrarlo, valoras su participación y cambias el cumplimiento por compromiso (o sea, un cambio voluntario).
Puede ser:
- “Bueno, ¿cómo lo ves?”.
- “Esto es lo que deberíamos hacer. ¿Qué te parece?”.
- “¿Estás de acuerdo con el cambio de enfoque?”.
Ejemplo para dar feedback efectivo y productivo
Con estos cuatro ingredientes, el feedback no es un monólogo, sino que es una articulación entre dos partes que resuelven juntas un problema.
Ahora, míralas en acción en la simulación de un diálogo (porque estos cuatro ingredientes son para un feedback de viva voz; si das el feedback de forma escrita, este es el paso a paso).
Ejemplo de feedback para que continúe una acción acertada
Tú: ¿Tienes cinco minutos para hablar de tu presentación?
Tu interlocutor: Sí, claro.
Tú: Las historias que incluiste en tu presentación me permitieron entender los conceptos con rapidez.
Tu interlocutor: Gracias.
Tú: Deberíamos incluir historias en nuestras presentaciones, en todas. ¿Estás de acuerdo?
Tu interlocutor: Sí.
Ejemplo de feedback para cambiar una acción desacertada
Tú: ¿Podemos reunirnos en media hora para hablar de los documentos que me enviaste?
Tu interlocutor: Sí.
[Pasados 30 minutos]
Tú: Recibí los cinco artículos de blog, pero son genéricos. No responden la intención de búsqueda del usuario. Aumentarán nuestra tasa de rebote. ¿Estás de acuerdo en reescribirlos para que sean útiles en la web?
Teniendo en cuenta los cuatro ingredientes para dar feedback, no quedas como mandón ni autoritario. Por el contrario, te aseguras de que haya un compromiso y tu interlocutor (empleado o proveedor) sabe qué debe hacer y por qué.
Ten presente que estos cuatro ingredientes son para cuando das un feedback de forma oral (de viva voz). Los ingredientes para un feedback escrito son parecidos, pero no iguales. Descúbrelos aquí >>
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